本机构工作活动中形成的具有审查、保存价值的一切文件、资料，包括收发电报、内部文件、会议文件等件、电话进行记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机通过盘片、实物管理以及本机关组织编印的出版物等，在办全部整理好，整理后保存。

　　文件整理有两种方法:一种是以“文件”为单位进行整理。二是以“件”为单位进行精加工。以“案件档案”为单位位整理工作就是立卷，即按照相关文件材料在形成和处理发展过程中的联系方式将其组合为案卷。所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。归档是企业分类、合并、编目的过程。分类即按照立档单位的档案进行分类管理方案文件资料的物理分类：将文件与资料结合起来进行分类，以一定的形式：编目将结合起来进行分类

　　文件资料后，进行系统整理和目录编制。档案的基本保管单位所组织的“案卷”就是案卷。档案皮革有软皮和硬皮两种，硬纸皮革型号有1215个，2.0厘米三种规格，要软纸装订档案一定要按照档案的规格顺序装入档案盒，以案卷为单位可以进行分析整理以及相关法律文书工作环境材料时应当更加符合《文书管理会计档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。以“件”为单位整理就是因为我们需要按照文件材料可以形成和处理的基本经济建设单位管理人员进行研究分析整理。一般来讲，一份文书材材料、图画或照片、磁带或视频、书籍或证书、横幅、奖杯等都是一件。工具材料的原始版本和最终版本作为一个整体，文本和文件处理单作为一个整体（处理单包括：回单处理单、准备单、文件头纸及领导批示的签批条等），转发件与被转发件为一件，正文与附件可以作为研究一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关法律文件系统可为企业一件。以“件”为单位整理的档案，基本信息存储单元为件。以“件”为单位通过整理的档案管理最后要装入学生档案盒内。