随着时间的推移，各单位所涉及的档案也日益增多，而对这些复杂繁多的档案，不仅管理（分类归档）困难，查阅、传阅也存在一定的难度，无法进行档案快速查阅和调用，以及各级单位、部门档案即时共享。此外，纸质的档案多次翻阅和保存也是一件麻烦事。为解决现有档案管理模式所出现的种种问题，由广州市英信数码科技有限公司经多方调研，并分析当前档案管理的业务需求和发展趋势，投入人力物力而开发了适用于不同单位的《电子档案管理系统》。所谓档案信息电子化，简单来说就是把原来纸质档案转化成电子档案，并解决存档、调用和查阅不方便的问题。

该系统采用中心集中管理模式，三层B/S架构搭建，管理高效，操作简便。围绕档案管理的各项业务工作，运用现代信息技术，采用先进的管理理念将档案进行分类管理，借助互联网的技术形成总部、分部、基层三级联网，达到互联互通，各级单位、部门信息共享，档案检索方便、快捷的效果。系统主要包括公告通知、档案管理、档案检索、数据导入、数据统计、历史记录和系统管理等模块，满足目前和将来一段时期内档案管理工作的开展和拓展的需求。