档案影像化服务

档案影像化服务

档案影像化(电子化)需要按照纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等来选择相应的扫描设备,还需要设置和调整相关参数。要确保扫描后图像效果最接近档案原貌,数字图像清晰完整不失真。

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  • 产品说明

  档案影像化(电子化)流程及规范

  一、档案扫描

  1.基本要求

  需要按照纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等来选择相应的扫描设备,还需要设置和调整相关参数。要确保扫描后图像效果最接近档案原貌,数字图像清晰完整不失真。

  2.扫描设备

  ①选择扫描设备时要注意保护档案实体,进行数字化时应采用对档案实体破坏性小的扫描设备。

  ②扫描档案尺寸偏大时可用更大幅面扫描仪进行扫描,也可以用小幅面扫描仪进行分幅扫描,然后再进行图像拼接处理。

  ③严格按照设备的使用说明使用,同时需要定期维护、保养。

  3.扫描色彩模式

  ①如果需要最大限度的保留档案原件信息,可以全部采用彩色模式扫描。

  ②如果页面中有多种颜色的图片或文字等这一类档案,要用彩色模式扫描。

  ③页面为黑白两色,字迹清晰、不带插图的档案,也可采用黑白二值模式扫描。

  ④页面为黑白两色,但字迹清晰度差或带有插图的档案,也可采用灰度模式扫描。

  4.扫描分辨率

  ①选择扫描分辨率时需要结合后期的利用方式来考量,需要保证扫描后图像清晰、完整。

  ②扫描分辨率要超过200dpi。如果文字密集、偏小、清晰度差,可以使用超过300dpi的扫描分辨率。

  ③根据需求调整扫描分辨率,比如COM输出分辨率不小于300 dpi;印刷出版要结合档案幅面、出版幅面、精度要求等来选择分辨率;仿真复制分辨率不小于600 dpi等。

  5.存储格式

  ①纸质档案数字图像长期保存格式为TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式,可根据实际应用的需求来决定图像压缩率。

  ②利用纸质档案数字图像时,可根据网络浏览速度、易操作性、存储空间占用等方面进行综合考虑,将图像转换为PDF等其他格式。

  ③同一批档案存储格式要相同。

  6.图像命名

  ①应以档号为基础对数字图像命名。图像命名方式的选择应确保图像命名的唯一性。

  ②建议将数字图像存储为单页文件,并按档号与图像流水号的组合对图像命名。

  ③数字图像确需存储为多页文件时,可采用该档案的档号对图像命名。

  ④应科学建立纸质档案数字图像的存储路径,确保数据挂接的准确性。

  二、图像处理

  1.图像拼接

  对分幅扫描形成的多幅数字图像,应进行拼接处理,合并为一个完整的图像,以保证纸质档案数字图像的整体性。拼接时应确保拼接处平滑地融合,拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。

  2.旋转及纠偏

  对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理,以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。

  3.裁边

  如需对数字图像进行裁边处理,应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像。

  4.去污

  如需对数字图像进行去污处理,以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质,应遵循展现档案原貌的原则,处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。

  5.图像质量检查

  数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时,应重新扫描。于漏扫、重扫、多扫等情况,应及时改正。数字图像的排列顺序与档案原件不一致时,应及时进行调整。对数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查,发现不符合图像质量要求时,应重新进行图像处理。

  三、数据挂接

  1.应借助相关软件对数据库中的目录数据与其对应的纸质档案数字图像进行挂接,以实现目录数据与数字图像的关联。

  2.逐条对挂接结果进行检查,包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等,发现错误及时进行纠正。

  四、数字化成果验收与移交

  1.验收方式

  ①建议档案部门成立专门的验收组对纸质档案数字化成果进行验收。

  ②应采用计算机自动检验与人工检验相结合的方式对纸质档案数字化成果进行验收检验。

  2.验收内容

  纸质档案数字化成果包括数字图像、档案目录数据、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等。应对目录数据进行验收,主要包括数据库中各条目的内容、格式等的准确程度、必填项是否填写等。应对元数据进行验收,主要包括元数据元素的完整性和赋值规范性等。应对数字图像进行验收,主要包括数字化参数、存储路径、命名的准确性、图像的完整性、排列顺序的准确性、图像质量等。应对数据挂接进行验收,主要包括目录数据与其对应的数字图像的挂接的准确性等。应对工作文件进行验收,主要包括工作文件的完整性、规范性等。应对存储载体进行验收,主要包括载体的可用性、有无病毒等。

  3.验收指标

  能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100%检验,检验合格率应为100%。对于无法用计算机自动检验的项目,可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。抽检比率不得低于5%,对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性,抽检合格率应为100%,其他内容的抽检合格率应不低于95%。

  4.验收结论

  ①每批纸质档案数字化成果质量检验达到本标准12.2和12.3的要求,予以验收“通过”。验收未通过应视情况进行返工或修改后,重新进行验收。

  ②验收完成后须经验收组成员签字。验收“通过”的结论,必须经相关领导审核、签字后方有效。

  5.移交

  验收合格的数据应按照纸质档案数字化工作方案及时移交,并履行交接手续。移交单示例参见附录B。

  五、档案归还入库

  1.档案装订

  纸质档案数字化工作完成后,拆除过装订物的档案如需装订,应注意保持档案原貌,做到安全、准确、无遗漏。

  5.档案归还入库

  按照档案入库相关要求对纸质档案进行处理和清点,并履行档案入库手续。

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