1、扫描前的准备

　　对需要扫描的档案进行整体了解和统计。对需要全文检索和目录检索的文件进行分类因为这两种方式在加工过程中有不同的加工方法，所以要搞清楚纸张的大小和数量，心中有数。

　　2、扫描的技术手段

　　档案扫描是文件数字化转换的基础工作，扫描质量直接关系到文件图像和文字在磁盘上的清晰度和还原效果，必须采取必要的技术手段来保证质量。原始文件的清晰度直接影响扫描质量，所以在扫描过程中，要根据原始文件的具体情况采取相应的技术手段，才能达到满意的效果。

　　3、选择合适的扫描模式

　　扫描模式直接影响扫描速度和扫描文件的大小因此，在扫描之前，我们应该根据扫描文件的类型选择合适的扫描模式，以获得更高的扫描效果。扫描程序通常提供三种扫描方法：黑白、灰度和彩色。这三种方法各有利弊，需要选择不同的论文。对于一般文件和档案“自纸黑字”手稿可以黑白扫描。对于一些复印在纸上的文件，比如录取名单，可以使用灰度扫描，因为黑白扫描容易丢失内容。彩色扫描用于需要保留颜色信息的文件，如照片。

　　4、图像保存格式

　　档案扫描是档案信息化建设中的一项重要基础工作。目前，在档案领域，存储档案数字图像的标准格式是国家档案局推荐的通用文件格式TIFF文件格式。TIFF（TaggedImageFileFromat），即有标记的图像文件格式，是专门为页面排版开发的一种图像文件格式，是应用最广泛的图像文件格式大多数扫描仪支持TIFF格式图像文件的输出。目前档案馆扫描原件生成的图像大多采用这种文件格式。

　　5、数据备份

　　档案扫描后形成的扫描文件通过检查和审计“合格”之后要及时导入综合档案管理数据库服务器，并与本单位综合档案管理系统进行链接。除了服务器中的数据备份，应该还有其他的备份方式。本单元采用移动硬盘和光盘刻录两种方案进行备份。备份数据不是冗余数据，可以起到防止涂层的作用。