档案数字化管理的六要素

2023-06-06

随着我国经济的不断发展,我国计算机水平有了很大提高,并广泛应用于各个领域和行业。档案管理数字化对我国档案管理事业作出了积极贡献。它改变了原有的管理模式,实现了传统保管向数字保管的转变,发挥了重要作用。档案的数字化管理包括以下六个要素:

一、档案整理

档案人员拿到档案后,首先要进行整理,包括统一编号,核对档案页码,撕去粘贴的页面,页码错误的重新编号,扫描时可以拆开批量处理的拆封。

如果我们发现折皱不平影响企业后期扫描质量的文件,应进行分析相应数据处理;如果一个文件管理存在破损,应先进行信息技术修复并做好标注;对于相关文件破损严重不能修复扫描的应做好区分标注。

二、著录标引

根据国家标准《档案著录规则》和用户档案著录的具体要求,将档案目录和卷内目录的原始数据、主题标引和分类标引输入软件数据库。要求人工输入与校对,校对软件的校对和打印输出,比较的组合。根据原实体档案条目,对错误的档案目录数据进行更正和补充的数据应当填写并归档。档案标引,即档案预处理,是建立人工和机读检索系统的基础,是实现档案检索的中心环节

档案的数字化处理采用"两录一校",即由两名员工和两台电脑分别录入同卷档案,由第三人根据两次录入的结果进行质量检查。输入目录应与纸质文件内容一致,最终形成一个文件目录和卷内一个文件目录,要求目录信息输入正确率达到95%以上。

三、档案扫描

文件扫描是实现纸质档案数字化转换的关键步骤。原始扫描和存储格式应完全按照英国国家档案馆管理要求的统一扫描标准、实际扫描卷数、每卷页数做好注册工作。

档案数字化扫描的质量标准;

原档案每页扫描形成的电子产品图片我们必须进行完整齐全。

扫描的电子图像不得倾斜,必须是平的。

扫描形成的电子图片不能有黑边和杂色。

原始档案页没有缺失边,也没有缺失边,扫描的电子图片不能是缺失边,也没有缺失边。

扫描前录入的文件电子信息必须与原文件信息一致,以免出现错别字。

保持一个扫描仪进行玻璃面洁净无粉尘,键盘要及时有效清理碎屑。

扫描后的图像必须保持笔迹清晰,不变形,不离开文字页面外的阴影,没有干扰信息。

扫描留下的墨迹宽度不得超过0.5厘米,指纹和黑色不得覆盖或影响文字内容。

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