（1）《中国档案主题词表》的功能

　　《中国档案主题词表》是一部由反映档案内容的主题词组成的规范化词典，是供档案部门和文书处理部门标引和检索档案、文件时使用的词语控制工具。其功能特点如下:

　　第一，使用方便。主题词接近自然语言，不需其他知识背景就能顺利地使用。

　　第二，容量大，便于扩充。与分类语言相比主题词表的容量是无限的，需要增加新的主题词时，只要按字顺插入即可。

　　第三，专指性强，适合检索狭窄主题。主题词是从揭示事物个性出发而建立的，能够反映事物的具体特征，加上它具有较强的组配功能，善于反映事物的细微差别，可以随意调整检索的范围与深度，适合检索具体的档案内容和新概念。

　　第四，标引难度较大。主题词标引中组配标引占有较大比重，而概念组配的思路复杂，标引难度大，制约了标引速度。

　　（2）《中国档案主题词表》的编制特点

　　第一，选词特点。《中国档案主题词表》的选词突出了档案的特点，力求思想性、科学性和实用性的统一。主要选收20世纪以来，反映政党、政府机关各项管理工作内容的名词，党政公文中经常涉及的政治活动、科学研究、生产技术、经济建设等方面的名词术语，反映新事物概念的专用名词，以及常用的词和词组。标引科技档案概念时可以参考相关专业主题词表。

　　第二，范畴索引的特点。《中国档案主题词表》的范畴索引没有采用一般按学科或专业的组织方法，而是与《中国档案分类法》的类目体系相一致；为适应汉字查找的特点，还增设了“词条笔画索引”。

　　第三，参照系统关系的特点。为适应档案的性质特点，规范时使用了一些特殊的处理方法，使用《中国档案主题词表》时一定要注意，以免发生使用错误。