档案整理是根据文件材料的形成规律，运用科学的理论和方法，将档案整理成便于保管和利用的有序体系的业务活动。（《机关档案管理规定》）以下简称为《规定》）提出档案整理的基本原则，即“遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同的价值，便于保管和利用”根据上述原则，档案整理的基本过程包括：确定档案整理单位、揭示文件之间的内在关系、确定文件的顺序、为文件提供唯一的标识符、编译检索工具，也就是组件（卷）分类、排列、编号编目等五个步骤。

　　01组件（卷）

　　档案整理的第一步是确定档案的基本整理单位，即构件或试卷，使之清晰（卷）的构成以及件（卷）内的排序。

　　在一幅作品的构图中，对于照片来说，、录音、录像、一个实体文件，一张照片、一盒录音、一盘录像、物理对象是一块。文书档案的构成比较复杂，文书的收文一般包括文书处理单、原始凭证，凭证一般包括原始凭证、发文稿纸、定稿、重要文件已修订等，而各种手稿往往包含了正文、附件。当在一块中排序时，要求文本在最前面、附件在后面，原件在前面、定稿后，如有公文处理单或稿纸，公文处理单应在前面、收据之后，原件在前面、稿纸和最终稿在后面。

　　02分类

　　分类是指文件的分类，汇编即将完成（卷）的文件根据分类方案进行划分、划分为相应的层次和类别，揭示档案的内在联系，使档案形成一个有机的体系。

　　文件和档案一般使用年份、机构（问题）储存期分类项目有多种分类方式。

　　03排列

　　排列是按照一定的方法确定文件在分类方案最低类别中的顺序的过程。按件排序的文件档案按时间和题材排列在最低的类别，题材相同的文件按形成顺序排列；科技档案按卷分类，科学研究、建设工程档案可以按学科进行研究、项目施工工单设备和仪表文件可按照项目进行、验收、安装、维护等过程排列；照片、录音、录像、物理文件可以按时间顺序排列在最低的类别中。

　　04编号

　　宗号—档案门类代码·年度—机构（问题）保管期限—件号。

　　按卷排序的文件的文件编号结构为：全宗号—目录号（类别号、项目号）案卷号—件、页（张）号。

　　05编目

　　编目是档案目录的编制。要按件组织文件，应编制文件目录，要按卷组织文件，应编制文件目录和卷内文件目录。