2022-08-04
一、定义
档案管理数字化是随着我国计算机网络技术、扫描电子技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库进行技术、多媒体教学技术、存储数据技术的发展而产生的一种新型企业档案工作信息社会形态将其转化为存储在磁盘、光盘等载体上,并能被计算机系统识别的数字图像或数字文本的处理分析过程。
它是一种新型的档案信息管理模式,将各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储并以网络的形式相互连接,利用计算机系统进行管理,形成有序的档案信息库结构,及时使用,实现资源共享。
二、数字化步骤
前期档案整理
档案借出
从档案室拿出文件,填写相关信息档案管理移交财产清册,一式两份。拿到文件后,开始检查文件的号码,核实签名确认后数字正确,将文件退回处理现场。
目录数据准备
按照档案进行整理有关规定的要求,在档案资源管理控制系统著录目录数据。如文件标题、文件名、责任人等有误或不规范,应修改文件。
拆除装订
在不去除装订物情况下,会影响一个扫描技术工作人员进行的档案,应当拆除要求装订物。拆卸装订材料时应当注意保护档案不受损坏。
页面修整
破损非常严重、不可以通过时直接可以进行分析扫描的档案,应先进行信息技术环境修复,折皱不平影响扫描工作质量的原件应先进行相应数据处理(压平或熨平等)后再进行扫描。
档案扫描
扫描方式
(1)根据文件大小(工程图纸<0)选择适当大小(A4、A3、A0等)的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。
(2)纸张质量差,文件太薄太软或太厚时,可以使用平扫法。如果纸张状态良好,可以使用高速扫描的方法来提高工作效率。
扫描色彩模式
(1)扫描进行色彩管理模式发展一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。
(2)页面为黑白、笔迹清晰、无插图的文件,可采用黑白二值扫描。
(4)红页、黑白照片、彩色照片、彩色插图、封条或文件可以彩色扫描。
扫描分辨率
(1)扫描时间分辨率技术参数进行大小的选择,原则上以扫描后的图像可以清晰、完整、不影响图像的利用教学效果为准。
(2)黑白二值、灰度、彩色扫描文件时,分辨率一般设置为200-300dpi。特殊教育情况下,如文字或者偏小、密集、清晰度较差等,可适当进行提高空间分辨率。
图像处理
图像数据质量检查
(1)检查图像的倾斜度、清晰度、失真度等。发现不符合图像信息质量管理要求时,应重新进行分析图像的处理。
(2)若扫描影像资料不完整或因操作不当无法清晰识别,应重新扫描。
(3)发现一个文件漏扫时,应及时补扫并正确使用插入进行图像。
(4)如发现扫描图像的排列顺序与原始文件不一致,应及时调整。
图像文件命名
(1)纸质档案管理目录进行数据库中的每一份工作文件,都有自己一个与之相对应的档号,以该档号为这份文件通过扫描后的图像处理文件命名。如果图像文件较大并且不易于在因特网上浏览,则可以将其划分为多个图像文件,并且在文件名之后添加A、B、C等。
(2)分别通过建立一个文件夹,以文件档号命名,并存储数据对应图像处理文件。
数据挂接
将扫描后的每个纸质文件的图像存储在文件夹中相应的文件编号中,仔细检查每个图像文件的名称是否与该文件在Archive Directory数据库中的文件编号相同,是该图像文件中的页数等于Archive Directory数据库中的总页数。每一份图像数据文件精神所在文件夹的名称与档案管理目录数据库中该份文件的档号的一致性,建立起一一对应的关联企业关系,为实现学生档案工作目录数据库与图像处理文件的批量挂接提供重要条件。档案是一种重要的特殊资源,不可再生。一旦损坏,将给国都和单位带来非常严重的损失。近年来,随着自然灾害的频繁发生,档案的安全保管受到了极大的关注。
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