文件：即一切由文字、图表、声像等形式可以形成的各种不同材料。

　　档案：档案是组织或个人在过去的社会实践活动中直接形成的清晰、明确、坚实的信息，具有完整记录的功能。

　　档案和文件是同一事物在不同价值发展阶段的不同文化形态，两者之间具有一定同源性和阶段性的共性，也具有实效、功用、离合等个性存在差异。从文件到档案，是一个批判继承的辩证过程。

　　1、档案整理分类方案，依据所属类目中归档文件归档范围的内容进行收集，达到齐全完整要求。

　　2、在档案整理时，首先检查否齐全、完整；二是检查签字手续是否完备；三是检查文件的纸张是否符合归档要求，如破损文件修复后才能组卷，幅面不一致的文件必须通过折叠或裱成一致的幅面；四是检查否是是原件，不是原件的要注明原件所处的位置；五是检查作为一件的文件排序是否按照文件附件顺序排列。

　　其次是档案整理的分类：

　　结合档案产生阶段、项目划分和文件来源，对文件形成的全部档案进行统一分类，以便系统整理及有效管理。要遵循以下四个原则：1.成套性（适用性）原则；2.同一性原则；3.逻辑（排他性）原则；4.相对稳定原则。

　　档案的组卷：

　　1、综合性管理文件的组卷。应先按问题后按时间的顺序进行。

　　2、图纸的组卷。施工图和竣工图在建设项目文件中占有很大比重，它们是按阶段、专业、结构形成的，图纸形成后有图纸目录控制其排序，在组卷时可按设计图纸目录的顺序排列。

　　3、施工文件的组卷。施工文件的组卷要符合各自项目实施过程的自然形成规律。

　　4、监理文件的组卷。项目监理工作依据性文件-监理工作性文件。

　　档案的排列：

　　1.管理性文件按问题、结合时间或重要程度排列。

　　2.一般文件是批复在前、请示在后；结论性文件在前、辅助性的文件在后；正文在前，图案在后;翻译在前，原文在后;正件在前，附件在后;印刷在前，定(草稿)在后;原件在前、复印件在后（指原件内容有不符合归档技术质量要求的地方，如：圆珠笔、纯蓝墨水等）。

　　3.施工、监理文件中报审文件，依据要求，一般情况下，一个报验单、报审表及所有附件计为一“自然件”。

　　4.图纸有目录的，按图纸的原目录、图号排列，没有图纸目录的，先排列总平面布置图，后排局部图，排完一个专业项目再排另一个专业项目。竣工图按专业和图号排列。

　　5.案卷排列顺序

　　建设项目案卷按照分类方案，在每个属类内按项目文件的自然形成规律结合时间顺序排列。

　　如果建设项目不进行分类的按照依据性、基础性、设计（含初步设计、技术施工设计、施工图设计）、建设管理、施工、监理、试运行、竣工验收等顺序结合时间排列。

　　案卷必须是一组有机联系的项目文件；案卷内的归档文件保存价值和密级要一致；案卷力求整齐美观，便于保管和利用，卷厚度一般为2公分（约200页）为宜，是一事一卷，卷内一般不超过三个问题，案卷不搬不超过200页。