档案室是国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案的专门机构。它是国家档案事业组织系统中最普遍、最大量、最基层的档案管理机构。智慧档案室作为新时代档案室建设的主流，具备着远超传统档案室的安全性、便利性，那么如何建设一套功能齐备的智慧档案室，让我们立足于最根本的档案管理需求，进行一个简单的剖析。

　　首先从智能档案室建设单位实际情况出发，保证最大限度地维护档案的完整与安全，方便档案的利用：

　　维护档案的完整，一是指保持档案内容和形式的有机联系和完整；

　　二是指保证档案材料不缺少、不遗漏、不分割；

　　维护档案的安全，一是指不发生丢失、火灾、水浸、霉变、虫害、鼠害等损毁档案的事故；

　　二是指防止档案内容泄密；

　　方便档案的利用，一是指运用计算机等现代化管理手段，提高档案检索和利用的效率；

　　二是指提供安全保密的档案阅览环境、复制档案的条件和设备等。

　　从智能档案室建设的需求原则来看，可以分为三个方面：安全、实用、便利。

　　从安全方面来讲，智能档案室建设要远离易燃、易爆、空气污染区，且需要配备完善的防护设施，具备防火、防水（潮）、防高温、防盗、防虫、防鼠、防有害气体、防光、防磁等要求。同时在保密安全方面，要做到功能区域划分，将档案库房、办公室、阅览室分开。做好档案的权限分级，智能管理，实现档案存取借阅的流程规范安全。

　　从实用方面来讲，智能档案室建设需要在保证安全的前提下实现档案存储量的增化，即实现档案室建设的根本需求：档案存储。

　　从便利方面来讲，智能档案室建设要提升相关领域工作人员的工作效率，让繁琐复杂的档案存取借阅变得更加高效、更加智能化，需要解放人工以智能化、大数据完成档案存储空间环境的维护与安全的监控，较大限度的实现档案室工作的自动化。

　　让档案馆“智慧”起来的关键在于突破数字档案馆档案信息收管存用的理念、范围和模式，建立集“资源多元、全面感知、综合处置、双模存储、泛在应用”于一体的档案及档案馆管理与运营综合支撑平台。也就是需要通过软件支持完成档案室从传统走向智慧的关键一步。