档案扫描和输入的步骤是基于文件格式的大小（A4、A3、A0）选择相应规格的扫描仪和专业扫描仪（0号图纸扫描仪可用于工程扫描）进行扫描。大幅面文件可以通过大幅面数字平台扫描，也可以通过缩微后的胶片数字转换设备扫描，或者通过小幅面扫描后的图像拼接。如果纸张较长但宽度不超过A3，可以使用扫描仪的长纸扫描功能，根据纸张情况设置合适的扫描宽度。

　　档案扫描和输入步骤

　　1）扫描色彩模式

　　档案扫描彩色模式一般分为黑白二进制值、灰度、颜色等，通常使用黑白二进制。这一页是黑白的，字迹清晰、没有插图的文件可以黑白二进制模式扫描。

　　具有黑白页面但可读性或插图较差的文件，以及具有多色页面的文件可以用灰色模式扫描。

　　页面中带有红头、插入邮票或黑白照片、彩色照片、带有彩色插图的文件可以根据需要以彩色模式扫描。

　　底灰较深的纸张（如草浆纸、油印纸）如果使用黑白二进制值，扫描对比度和亮度要适当降低，如果调整效果不理想要使用灰度扫描。

　　字迹较浅（如铅笔字）的纸张：如果用黑白二值扫描，要调整临界值，拉大笔迹和手稿的对比度，效果不理想就用灰度扫描。参见图2扫描颜色模式。

　　2）扫描分辨率

　　原则上，档案扫描分辨率参数大小的选择是基于扫描图像的清晰度、完整、而不影响图像的利用效果。为了方便以后OCR识别，扫描分辨率建议选择300dpi以上。一般来说，分辨率越高，识别率就越高。然而，这不是绝对的对于一些过大过粗的字体，如果分辨率设置过高，可能会降低识别率，设置高分辨率后扫描速度会大大降低。参见图3扫描分辨率选择。

　　3）亮度和对比度

　　在档案扫描过程中，适当调整扫描仪的亮度和对比度值对识别率影响很大设置扫描亮度和对比度时，扫描图像中字符的笔画会变细、均匀，并以无明显断点为准。如果扫描的文本图像中有黑点、黑点或文字线又粗又暗，笔画可以不能清晰分辨，说明亮度值太小，要加大亮度值重新扫描。如果图像中的文字线条凹凸不平断裂甚至汉字轮廓不完整，说明亮度过高，应该降低亮度重新扫描。

　　4）扫描登记

　　纸质档案数字化扫描过程中认真填写交接登记表，登记扫描页面，检查每份文件的实际扫描页面与归档时填写的页面是否一致如不一致，应注明具体原因和处理方法。