档案电子管理系统的功能主要分为：档案收集、档案管理、档案利用与系统管理：用户登录后首先看到的是文件利用采用了流行的门户结构，界面上列出了文件快捷功能入口主要工作待办事项公告文件大数据，对文件情况工作重点一目了然。

　　档案收集：主要完成各种渠道的数据采集。通过在线数据收集、离线数据收集、数据集成接口，根据信息采集流程的要求，将各信息系统中需要归档的信息直接采集到档案管理信息系统中，或者通过通用数据交换平台进行采集。主要针对各个部门的档案员或兼职档案员，可以自动或手动实现档案的收集和管理。

　　档案管理：主要完成日常的档案管理。涵盖档案管理的生命周期并涉及重组、鉴定、销毁导入导出的日常管理，档案信息的日常管理和维护，实体保管相关的各项工作，档案管理相关的各种统计、鉴定和销毁管理。

　　档案利用：主要完成档案的研发，提供多种档案利用方式，使各业务系统可以方便地提取档案信息，并根据业务系统的要求进行展示。分为数据查询和文件借阅、档案推送、档案编研、光盘制作等，提供公司具有查阅档案借阅原件申请权限等综合利用能力的普通员工，确保档案成为公司的知识，增强竞争力。

　　系统管理：主要完成与系统运行相关的各种数据维护。同时将备案的规则形成为系统的控制设置，使整个备案过程规范化、标准化。它分为三个部分文件配置系统配置和统计日志用户可以根据不同行业的档案管理需求和规范，自定义档案配置的业务规则，建立单位和组织管理者和角色，进而控制档案权限，还提供报表设置、日志管理，文件使用、工作统计等，针对档案管理员和系统管理员，结合本单位的实际情况进行系统设置，保证档案的有序业务流程。