文件扫描服务(又称文件数字处理服务或文件图像处理服务等。是近几年才兴起的一种服务形式。传统的纸质保存方式占用空间大，需要特殊环境，查询不方便。随着时间的推移，也面临着腐蚀、老化等问题。纸质媒体文件信息的电子化处理并保存在光盘上，具有存储、管理、共享等功能。，还可以减少档案仓库的占用，节省存储设备和人员的开支，方便统计和远程查询。因此，迫切需要将档案、期刊、文件等资料通过扫描仪扫描成图像文件，再通过处理转换成电子文件，建立目录和索引，使之成为电子文件。文件扫描集文件扫描、OCR识别、文档管理等技术于一体，能够快速、自动地将数万份纸质文件、档案、图书、杂志转化为电子(数字)文本和图像，实现高速信息检索。整个文件扫描工作一般包括这些环节:

　　文档扫描

　　批量的纸质文件、档案、书籍和杂志用扫描仪进行扫描。

　　图像处理

　　从图像中移除倾斜、黑点和黑边。

　　提取有效信息

　　对图像中有用的信息系统进行分析提取（利用OCR技术），有用的信息需要我们国家一般可以称之为一个关键字或索引值（如一份保险单中，受益人的姓名，身份证号都是通过关键字），这些问题关键字在查询时输入，极方便的查询出这份销售保险单。

　　管理和利用

　　通常文件扫描的后半部分是对这些被扫描的电子文件的管理，如“文件管理系统”、“知识管理系统”，就是这种类型的管理软件。通过对这些电子文档的管理，使用查询非常方便。