传统的古建筑档案以纸质版为主，登记古建筑的位置、结构特征等基础数据，最多有图片。数字档案馆相当于在电脑里重建一个古建筑模型，更直观，更精确。“数字化归档为管理部门提供了一个历史建筑智慧的宝库，减少了过去在整理、查找、核对纸质资料上投入的人力物力，降低了历史建筑资料管理的成本。

　　1.在智能数据采集技术的基础上，利用多种信息资源采集方法，与智慧城市建设过程进行有效整合，并借助云计算技术将多个档案之间的数据进行良好的组合，实现真正的互联互通。

　　2.使档案实现智能化感应管理对实体档案有积极的作用，利用RFID技术实时处理问题更加方便有效。

　　3.通过查看档案标识可以提高识别档案的状态，甚至我们可以识别档案的实体经济形式，并对其进行跟踪、管理和实时的监控，以便协助档案资源管理工作人员提供有效掌握每一份档案的实际发展状况，有效搭建管理者和档案实体的沟通交流平台。而且需要通过使用这种教学方式，还可以得到有效控制中国传统设计方案中出现的一些常见问题，避免出现重复发生的情况。

　　4.将档案信息与利用档案相关人员有效地联系起来，使虚拟与实际有机结合。档案用户登录档案管理系统后，系统将自动获取相关档案用户的身份，根据用户的身份分析用户的需求，有效地与档案馆藏信息进行连接，保证档案服务的准确性，努力实现大家的愿望，有效地实现档案信息与用户的交流。