电子档案管理系统怎么选?

2023-05-25

  市场上有很多电子档案管理系统,如何选择适合我们的系统?选择电子文件系统,可以从功能、实用性、操作性、稳定性等多方面综合考虑进行分析!

  目前,各类职业档案的管理水平不一,具体表现为:

  档案信息化程度较低;

  档案管理成本高;

  档案利用性差;

  档案安全管理不到位;

  档案管理工作人员进行专业知识储备不足,管理会计制度欠缺。

  其中,档案管理的痛点是:

  纸质文件打印量大,存储成本高;

  电子档案与纸质档案并存,管理难度大;

  纸质档案容易损坏、丢失、泄密;

  档案归档、检索、借阅、鉴定工作效率低,档案信息共享发展程度差;

  文件存取、日常管理记录不完整或不规范,难以追踪;

  新一代档案管理系统的优势

  一、提高档案管理效率。该系统具有电子文件预览、归档、存储、借阅等管理服务功能,规范了文件收集、归档、管理和使用的流程,与人工收集、整理文件相比,大大缩短了工作时间。

  二、是可以提升学生档案进行保存年限与安全性。电子档案管理具有中国使用年限和存储年限长、安全存储性高等优点。系统主要通过一个数字经济信息网络技术,将档案保存时间延长,甚至可做到档案永久保存;档案数据能够独立存储,数据安全性大大提升。

  三、降低档案管理成本。电子档案系统的应用实现了传统纸质档案向电子档案的转变,提高了公共档案存储空间的利用率,降低了档案管理成本。

  四、数据痕迹助力阳光政务。为保证电子档案数据的真实性和独立性,档案收集全面,运行全过程留有痕迹,可追溯,便于监管。

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