档案数字化“两个同步”原则

2023-07-07

  档案数字化包括哪些内容:档案数字化工作方案应包括数字化对象、工作目标、成本核算、数字化技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管理措施等内容。

  在档案数字化建设过程中,首先需要配置稳定、可靠、安全和较高性能的信息化硬件设施,以满足数字化环境下档案收集、管理、利用等基本需求。档案数字化基础设施建设包括计算机终端设备、数字化加工和存储设备、网络连接设备、服务器和网络布线等内容,下面作简要介绍。

  档案数字化“两个同步”原则

  (1)档案数字化转换与档案鉴定同步推进

  在档案数字化过程中,要对每个保管单位进行梳理,在这个过程中对需要数字化的档案进行一次鉴定是十分必要的。通过鉴定重新审视其价值,尤其是已到期或将到保管期限的档案,通过鉴定可剔除价值较低的档案,将其排除在数字化范围之外。数字化过程中的鉴定也可列入日常管理的定期鉴定,可谓一举两得。

  (2)数字化转换与档案利用同步推进

  由于档案数量庞大,档案数字化工作周期一般较长,如果等到全部档案数字化完成后将档案数据开放检索,数字档案馆的效益将长期得不到体现,增加缩减投资和项目失败的风险。为此,必须尽早将档案数据开放检索,实行数字化与档案利用同步进行,完成一批投入,开放一批,尽早使数字档案馆建设工作见到成效。

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