纸质档案数字化管理扫描工作是纸质档案数字化处理流程进入实质性运行阶段，是实现纸质档案数字化高质量的关键阶段。扫描人员需要掌握一定的操作技术和方法，充分掌握合格图像的标准要求。

　　1.掌握标准要求:

　　做好标准化工作首先，纸质文件的数字化处理工作也应在标准和规范的指导下进行。不要为了节省存储空间而降低标准，也不要不顾实际需要而提高标准。具体标准应包括但不限于扫描所有年度存档的纸质文件。图像应按照文件顺序进行扫描，每张纸质文件应逐一与扫描后形成的数字图像进行匹配，每张文件图像的第一页应有一个档案印章，每页应有正确的页码识别，每张图像应笔迹清晰，图像完整，方向正确，符合阅读习惯，图像亮度要适中，图像尽可能反映文件的原始外观。

　　2.掌握操作方法:

　　在未实现企业完全电子化办公情况下，纸质档案的数字化扫描任务是相当繁重的，要做好此项研究工作，操作系统人员需掌握一定的扫描操作和学习图像数据处理的技术方法。

　　扫描操作:文件扫描仪与计算机连接，可在安装驱动器和扫描软件后使用。工作人员应能熟练操作文件扫描仪和扫描仪参数的设置命令和使用。扫描操作并不复杂，是将纸质文件送入扫描仪，进行扫描，将文件扫出扫描仪。然而，这里强调的是，我们不应该急于扫描。扫描前必须根据纸质档案数字化标准和纸质档案数字化工作指南中的有关要求，判断和设定扫描方式、扫描颜色方式、扫描分辨率和图像存储格式。目前，市场上有平板扫描仪、滚筒扫描仪、非接触式高架扫描仪等，如有可能，选择专业的非接触式文件扫描仪。纸质档案数字化标准中推荐使用彩色模式扫描的扫描颜色模式，而且颜色往往与图像存储格式相关联，彩色图像通常以JPG格式存储，TIFF格式存储占用较大的空间。扫描分辨率是影响文件视觉效果的一个重要参数。该规范的最小值为200dpi，实现OCR识别需要300dpi以上。在确定上述参数的基础上，对亮度和对比度进行了微调。